مقدمه

تاکنون انتقال ميراث فرهنگی فقط از طريق نسخه‌های محدود و با محملهای حساس و زودشکننده (مانند کاغذ) ميسر بود. در طول هزاران سال، فقط تعداد کمی از مدارک کاغذی که امروزه در دسترس ماست، از تخريب و نابودی در امان مانده است. امروزه برای اولين بار در تاريخ بشريت، اين امکان فراهم شده است که تمام آثار ادبی، هنری و علمی را به صورت ديجيتالی نگهداری کرده و در دسترس قرار داد. سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی نيز دارای مجموعه‌های منحصر بفردی چون نسخه‌های خطی، اسناد، مطبوعات و اشيای موزه‌ای است. حساسيت برخی از اين منابع باعث شده تا کاربران نتوانند به سادگی به آنها دسترسی داشته باشد. لذا به منظور حفاظت از آثار ياد شده و نيز تأمين امکانات جستجو و دسترس‌پذيری منابع مذکور، بهترين راه حل ايجاد کتابخانه ديجيتالی است. از اين رو، كتابخانه ديجيتالي با گزينش، فراهم‌آوري، ذخيره، سازماندهي و اشاعه اطلاعات به صورت ديجيتالي تلاش مي‌كند تا اين اهداف را برآورده سازد.

ماده 1 ـ اهداف

هدف از ايجاد کتابخانه ديجيتالی سازمان عبارت است از:

1 ـ 1ـ حفاظت از آثار کمياب و ناياب موجود در بخشهای مختلف سازمان از جمله مديريت اسناد و مطبوعات، اداره مخطوطات و معاونت امور موزه‌ها

1 ـ 2 ـ نشر ديجيتالی آثار توليد شده در سازمان

1 ـ 3 ـ ايجاد امکانات دسترسی آسان و سريع برای محققان، انديشمندان و علاقه‌مندان

 ماده 2 ـ کميته کتابخانه ديجيتالی سازمان

2 ـ 1 ـ کميته کتابخانه ديجيتالی سازمان كه زير نظر مستقيم رياست محترم سازمان انجام وظيفه مي‌كند. اين كميته از اعضای ذيل كه از سوي رياست محترم سازمان منصوب مي‌گردند، تشکيل می‌گردد.

2 ـ 1 ـ 1 ـ مشاور علمی سازمان

2 ـ 1 ـ 2 ـ رئيس يا نماينده هر يک از ادارات سازمان

2 ـ 1 ـ 3 ـ کارشناس پژوهش سازمان

2 ـ 1 ـ 4 ـ مدير کتابخانه ديجيتالی سازمان

2 ـ 1 ـ 5 ـ کارشناس مسئول بخش فناوری اطلاعات و امور رايانه سازمان

2 ـ 2 ـ وظايف کميته کتابخانه ديجيتالی سازمان عبارت است از:

2 ـ 2 ـ 1 ـ تدوين، تنظيم و اصلاح خط‌مشی انتخاب منابع جهت ديجيتالی شدن

2 ـ 2 ـ 2 ـ تدوين، تنظيم و اصلاح خط‌مشی جهت اولويت‌بندی منابع برای ديجيتالی شدن در مراحل مختلف کار

2 ـ 2 ـ 3 ـ مرحله بندی کار ايجاد کتابخانه ديجيتالی و تعيين جدول زمانی با توجه به مطالعات آزمايشی صورت گرفته

2 ـ 2 ـ 4 ـ تعيين ابزار گردآوری منابع با توجه به نوع منبع در بخشهای مختلف

2 ـ 2 ـ 5 ـ انتخاب (و در موارد لزوم تعيين) استانداردهای لازم برای ديجيتالی کردن منابع

2 ـ 2 ـ 6 ـ تعيين فرمتهای نهايی منابع ديجيتالی شده برای هر نوع منبع با در نظر گرفتن جنبه‌های مختلف از جمله حجم نهايی فايل، وضوح تصوير و ...

2 ـ 2 ـ 7 ـ پيش‌بينی هزينه‌های لازم با توجه به مطالعات آزمايشی صورت گرفته

2 ـ 2 ـ 8 ـ نظارت بر امور ديجيتالی کردن منابع و ارزيابی آن

2 ـ 2 ـ 9 ـ تعيين سطح دسترس پذيری منابع کتابخانه ديجيتالی برای کاربران

تبصره يک ـ ترکيب اعضای کميته کتابخانه ديجيتالی با پيشنهاد و صلاحديد رئيس سازمان قابل تغيير است.

تبصره دو ـ جلسات با حضور اکثريت اعضا رسميت می‌يابد و تصميمات متخذه با تأئيد رئيس سازمان قابل اجرا خواهد بود.

تبصره سه ـ جلسات حداقل هر ماه يکبار و در محل کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی تشکيل می‌شود و اعضا ملزم به شرکت منظم در جلسات می‌باشند. لازم به ذکر است در صورت لزوم، جلسات فوق العاده نيز تشکيل خواهد شد.

تبصره چهار ـ در صورتي كه اعضاي كميته بيش از سه جلسه متوالي بدون عذر موجه در جلسات حضور نيابند، كميته مي‌تواند عضويت آنها را كان لم يكن تلقي كرده و نماينده ديگري از اداره مربوطه به پيشنهاد رئيس اداره و تأئيد رياست محترم سازمان انتخاب نمايد.

 ماده 3 ـ دبير کميته کتابخانه ديجيتالی سازمان

3 ـ 1 ـ دبير کميته کتابخانه ديجيتالی از ميان اعضا، به پيشنهاد کميته و با تأئيد رئيس سازمان انتخاب می‌شود.

3 ـ 2 ـ دبير كميته مستقيماً زير نظر رياست سازمان انجام وظيفه مي‌كند.

3 ـ 3 ـ وظايف دبير کميته کتابخانه ديجيتالی سازمان عبارت است از:

3 ـ 3 ـ 1ـ ارتباط با رياست سازمان و مشاور علمي سازمان براي ارائه گزارش كار و پيگيري امور مربوطه

3 ـ 3 ـ 2ـ جمع‌آوری و بررسی مقدماتی موضوعات پيشنهادی اعضای کميته کتابخانه ديجيتالی

3 ـ 3 ـ 3ـ برنامه‌ريزی و برگزاری جلسات کميته و دعوت از اعضا

3 ـ 3 ـ 4ـ طرح پيشنهادات اعضای کميته در جلسات

3 ـ 3 ـ 5ـ  تهيه و تنظيم صورتجلسات و پيگيری مصوبات جلسه

3 ـ 3 ـ 6ـ انجام مکاتبات کميته کتابخانه ديجيتالی

 ماده 4 ـ مدير کتابخانه ديجيتالی

مدير کتابخانه ديجيتالی به عنوان فردی که مسئول اجرای تصميمات کميته کتابخانه ديجيتالی است، به پيشنهاد اداره خدمات کتابداری و با تأئيد رئيس سازمان انتخاب می‌شود.

4 ـ 1 ـ وظايف مدير کتابخانه ديجيتالی عبارت است از:

4 ـ 1 ـ 1 ـ برنامه‌ريزی امور کتابخانه ديجيتالی

4 ـ 1 ـ 2 ـ تقسيم وظايف و سازماندهی امور

4 ـ 1 ـ 3 ـ هدايت و نظارت مستقيم بر روند کار کتابخانه ديجيتالی

4 ـ 1 ـ 4 ـ ارائه طرحهايی برای توسعه کتابخانه ديجيتالی به كميته

4 ـ 1 ـ 5 ـ ارتباط با پشتيبان فنی کتابخانه ديجيتالی و پيگيری امور مربوطه

4 ـ 1 ـ 6 ـ ارتباط با اعضای کميته کتابخانه ديجيتالی

4 ـ 1 ـ 7 ـ ارائه گزارش پيشرفت کار

ماده 5 ـ  انتخاب و اولويت‌بندی منابع برای کتابخانه ديجيتالی

انتخاب و اولويت‌بندی اوليه آثار با پيشنهاد ادارت مربوطه سازمان خواهد بود و اعضای کميته برای انتخاب و اولويت بندی منابع ادارت و بخشهای مختلف سازمان با در نظر گرفتن مسائل زير تصميم‌گيری می‌کنند:

5 ـ 1 ـ آثار ناياب

5 ـ 2 ـ آثار کمياب

5 ـ 3 ـ انتخاب آثاری که درباره حضرت امام رضا (ع) و معرفی آستان قدس رضوی نوشته شده‌اند

5 ـ 4ـ انتخاب برخي آثار برجسته و معتبری که با توجه به معيارهاي سازمان به نشر فرهنگ و تاريخ ايران و اسلام کمک کند

5 ـ 5 ـ انتخاب انتشارات خود سازمان و نيز آثاری که به معرفی سازمان و سوابق مربوط به آن مي‌پردازد

5 ـ 6 ـ انتخاب برخي آثار ارزنده‌اي که با توجه به معيارهاي سازمان به معرفی شخصيتهای برجسته علمی، فرهنگی، مذهبی کشور و بخصوص استان خراسان می‌پردازد

5 ـ 7 ـ انتخاب آثاري كه مورد استفاده عام‌تر و گسترده‌تر به لحاظ جغرافيايي هستند

5 ـ 8 ـ انتخاب آثاري كه ارائه مستقيم و فيزيكي آنها ممكن است منجر به آسيب‌ديدگي منبع اصلي گردد

ماده 6 ـ راههای مختلف گردآوری و تهيه منابع

6 ـ 1 ـ اسکن و ديجيتالي کردن منابع انتخاب شده

6 ـ 2 ـ خريداری و يا تهيه منابع موجود به صورت ديجيتالی و چندرسانه‌اي

6 ـ 3 ـ گردآوری برخی منابع مرتبط با اهداف سازمان از شبکه جهانی وب با رعايت مسائل مربوط به حق مؤلف

6 ـ 4 ـ گزينش و تبديل منابع ميکروفرمي موجود در سازمان به صورت ديجيتالی

6 ـ 5 ـ تهيه برخي منابع مورد نياز از طريق مبادله با ساير مراكز و كتابخانه‌هاي داخلي و خارجي

 تبصره يک ـ تهيه منابع ديجيتالي با توجه به خط‌مشي و اولويتهاي كميته كتابخانه ديجيتالي ترجيحاً توسط خود ادارات و بخشهاي سازمان انجام مي‌گيرد. در صورت لزوم و با تصويب كميته كتابخانه ديجيتالي و تأئيد رياست سازمان، براي انجام امور فوق مي‌توان از خدمات قرادادي برون‌سپاري به اشخاص حقيقی و حقوقی استفاده كرد.

تبصره دو ـ در صورت تصميم‌گيری برای خريد منبع ديجيتالی، مسائل سفارش، خريد و پيگيری منبع مربوطه بر عهده بخش سفارش و فراهم آوری مواد اداره خدمات کتابداری سازمان خواهد بود.

ماده 7 ـ سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای مورد نياز كتابخانه ديجيتالي

7 ـ 1 ـ سخت‌افزار

7 ـ 1 ـ 1 ـ اسکنرهای مناسب کار با بررسی کامل از طرف کميته کتابخانه ديجيتالی به منظور اسکن هر چه بهتر و سريعتر منابع و اشيای مختلف

7 ـ 1 ـ 2 ـ دوربينهاي ديجيتالي مناسب با كاركرد مورد نظر

7 ـ 1 ـ 3 ـ سخت‌افزارهای مبدل ميکروفرمها به داده‌های ديجيتالی

7 ـ 1 ـ 3 ـ سيستم های کامپيوتری ذخيره اطلاعات

7 ـ 1 ـ 4 ـ سيستم های کامپيوتری برای تهيه نسخه پشتيبان از اطلاعات موجود

7 ـ 2 ـ نرم افزارها

نرم افزار مناسب انتخاب شده بايد دارای شرايط زير باشد:

7 ـ 2 ـ 1 ـ تبعيت از استانداردهای بين‌المللی فرمت توليد و نشر منابع الكترونيكي و ديجيتالي و نيز ذخيره و بازيابي مانند دوبلين کور، Z39.50 و غيره

7 ـ 2 ـ 2 ـ قابليت دسترسی در محيط وب

7 ـ 2 ـ 3 ـ دارای رابط کاربری کاربرپسند

7 ـ 2 ـ 4 ـ قابليت کنترل واژگان

7 ـ 2 ـ 5 ـ امکان انجام جستجوی ساده و پيشرفته در فيلدهای مختلف

7 ـ 2 ـ 6 ـ پشتيبانی نرم‌افزار از مدارک به خط و زبانهای مختلف

7 ـ 2 ـ 7 ـ قابليت پشتيبانی از منابع چندرسانه‌ای

ماده 8 ـ شيوه‌هاي دستيابی به کتابخانه ديجيتالی

8 ـ 1 ـ کتابخانه ديجيتالی سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی به عنوان سايتی فرعی روی سايت کتابخانه به نشاني پيشنهادی www.aqlibrary.org/diglib قرار مي‌گيرد.

8 ـ 2 ـ در موارد زير تمام منابع ديجيتالي يا بخشي از آنها بنا به پيشنهاد رؤساي ادارات، تأئيد كميته كتابخانه ديجيتالي و تصويب هيأت مديره سازمان مي‌تواند بر روي لوح فشرده عرضه شود:

8 ـ 2 ـ 1 ـ براي آن دسته از محققان و انديشمندان كه به اينترنت دسترسي ندارند و جهت امور پژوهشي و تحقيقاتي خود نياز به استفاده از منابع ديجيتالي سازمان را دارند.

8 ـ 2 ـ 2 ـ براي كتابخانه‌ها و مؤسساتي كه تمايل به خريد تمام يا بخشي از اطلاعات ديجيتالي سازمان را دارند.

8 ـ 2 ـ 3 ـ براي در دسترس داشتن نسخه پشتيبان جهت استفاده در مواقعي كه ارتباطات اينترنتي سازمان بنا به دلايل مختلف برقرار نمي‌باشد.

ماده 9 ـ خط مشي دسترسی به منابع کتابخانه ديجيتالی

9 ـ 1 ـ در مرحله اول کار، دسترسی به بيشتر منابع برای عموم آزاد و رايگان خواهد بود. در مراحل بعدی بنا به صلاحديد رؤساي ادارات و با تأئيد رئيس سازمان ممکن است محدوديتهايی اِعمال شود. اين محدوديتها می‌تواند شامل تعريف نام کاربر و کلمه عبور، دريافت هزينه برای مرور برخی از بخشها، اجازه دسترسی به برخی منابع فقط برای جامعه‌ای خاص از استفاده‌کنندگان مانند محققان و دانشجويان تحصيلات تکميلی و غيره باشد.

9 ـ 2 ـ منابع انتخاب شده براي ارائه از طريق كتابخانه ديجيتالي به سه شكل زير عرضه مي‌شود:

9 ـ 2 ـ 1 ـ منابع ديجيتالي كه فايل آن در اختيار كتابخانه است

9 ـ 2 ـ 2 ـ منابع ديجيتالي كه نسخه‌اي مجاز از يك فايل موجود در ساير كتابخانه‌هاست

9 ـ 2 ـ 3 ـ منابع ديجيتالي كه تنها به صورت پيوند فرامتني عرضه مي‌شود اما فايل آن متعلق به كتابخانه‌هاي ديگر است

ماده 10 ـ نظارت بر امور كتابخانه ديجيتالي و ارزيابي آن

در تمام مراحل تشكيل كتابخانه ديجيتالي و بعد از اتمام و راه‌اندازي كتابخانه، كميته موظف به نظارت و ارزيابي كلي امور انجام يافته و نيز بررسي مزايا و نارسايي‌هاي كتابخانه خواهد بود. نظارت و ارزيابي مي‌تواند به پيشنهاد ادارات و از طريق انجام طرحهاي مختلف پژوهشي و نظرسنجي از كاربران انجام پذيرد. طرحهاي پيشنهادي پس از بررسي كميته كتابخانه ديجيتالي و شوراي پژوهشي و تأئيد رياست محترم سازمان قابل اجرا خواهد بود.

لازم به ذكر است مواد اين آئين‌نامه لازم‌الاجرا بوده و در صورت لزوم هر سال يكبار ويرايش خواهد شد.

تعاريف برخی اصطلاحها

تعاريف برخی از اصطلاحات به کار رفته در اين آئين نامه به ترتيب الفبايی عبارت است از:

آثار کمياب: منظور آثاری هستند که در سالهای گذشته يا اخير در نسخه‌های محدود به چاپ رسيده و چاپ آنها متوقف شده است. ولی درخواست برای استفاده از آنها همچنان وجود دارد.

آثار ناياب: منظور آثاری هستند که در زمان گذشته اغلب به صورت تک نسخه‌ای پديد آمده‌اند و اکنون به عنوان اثر تاريخی محسوب می‌شوند. مانند نسخه‌های خطی، اسناد حکومتی قديمی و ...

اسکن (Scan): حرکت دستگاه حساس به نور در عرض يک صفحه مانند يک متن، و تبديل نواحی تاريک و روشن آن به ارقام دودويی که توسط کامپيوتر قابل تفسير است.

اسکنر(Scanner): دستگاهی است که علايم ماشين خوان را به حافظة کامپيوتر انتقال می‌دهد.

حق مؤلف: حمايت قانونی از ناشر يا پديدآورنده از طريق ممانعت از تهيه نسخه غيرقانونی و غيرمجاز از آثار آنان.

دوبلين کور(Dublin Core): عناصر ابرداده دوبلين کور شامل 15 عنصر توصيفی است. اين عناصر عبارتند از: عنوان، پديدآور، ناشر، موضوع، توصيف، منبع، زبان، رابطه، پوشش، تاريخ، نوع، فرمت، شناسگر، همکار و حقوق.

رابط کاربری(User Interface): نوعی نظام محاوره‌ای که امکان برقراری ارتباط با نظام کامپيوتری را حتی به کاربری که از آن هيچگونه شناختی ندارد يا شناخت او مختصر است، می‌دهد.

کتابخانه ديجيتالی (Digital Library): کتابخانه ديجيتالی واحدي است كه بر  اساس يك خط‌مشي و ساختار مدون اقدام به گزينش، فراهم‌آوري، ذذخيره‌سازي و اشاعه انواع اطلاعات به صورت ديجيتالي براي مخاطبان خود مي‌كند. در اين كتابخانه امكانات دسترسی فکری، تفسير، توزيع و نگهداری بی‌عيب و نقص منابع مذکور فراهم شده است.

کنترل واژگان (Vocabulary Control): نظام نمايه‌سازی که عناوين آن از ميان اصطلاحات انتخاب شود، ارجاعهای متقابل برقرار گردد و اصطلاحات جديد نيز پيش از به کار رفتن در نمايه، مستند ومصوب شود.

منابع چندرسانه ای (Multimedia): منابع حاصل از ترکيب انواع مواد، مانند تصاوير متحرک، منابع ديداری، تصاوير ثابت، تصاوير گرافيکی، متن، منابع صوتی و غيره.

ميکروفرم (Microform): اصطلاحي عام براي همه شكلهاي ريزپيشينه، مانند ميكروفيلم، ميكروفيش، برگة غيرشفاف كه صفحاتي كه از طريق عكاسي به ابعاد كوچك تبديل شده‌اند، بر روي آنها چاپ مي‌شوند. براي خواندن انواع ميكروفرمها از درشت‌نماهاي خاصي استفاده مي‌شود.

وضوح تصوير (Image Resolution): ميزان زيبايی يا درشتی تصويری ديجيتالی که به تعداد نقاط تشکيل دهندة آن بستگی دارد.